Heizkostenabrechnung – Service spart Zeit und Geld
Die Heizkostenabrechnung bedeutet für Eigentümer von Immobilien einen großen Aufwand. Entlastung schafft hier unser Abrechnungsservice. Wie das geht, hat mir unser Verkaufsmanager Ulrich Pagenstert erklärt.
Kerstin Griese: Alle Jahre wieder … ist die Zeit der Heizkostenabrechnung, nicht wahr?
Ulrich Pagenstert: Ja, Eigentümer von Immobilien und Hausverwaltungen können davon tatsächlich ein Lied singen. Denn je mehr Wohneinheiten vermietet beziehungsweise zu verwalten sind, desto höher ist der Abrechnungsaufwand. Außerdem sind Rechnungen und Zahlungen immer sensible Punkte in der Beziehung zum Endkunden, die nicht immer reibungslos verlaufen. Deshalb nehmen fast alle Kundinnen und Kunden, die in Solingen privat oder zu gewerblichen Zwecken Wohnimmobilien vermieten, gerne unseren Abrechnungsservice in Anspruch. Für etwa 1.400 Solinger Wohneinheiten übernehmen wir derzeit die jährliche Abrechnung der Wärme-, Warm- und Kaltwasserkosten.
Kerstin Griese: Was gehört denn alles zu einer Heizkostenabrechnung? Gibt es rechtliche Vorgaben?
Ulrich Pagenstert: Die rechtliche Basis für die Wärme- und Warmwasserkostenverteilung und -abrechnung ist die Heizkostenverordnung HKVO. Sie wurde zum Zweck der Energieeinsparung 1981 eingeführt. Die letzte Novellierung ist am 1.1.2009 in Kraft getreten. Sie gilt für alle Gebäude mit einer zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage, deren Kosten auf mehrere Mieter oder Eigentümer verteilt werden und für Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden. Der Eigentümer einer Immobilie ist also nach der HKVO gesetzlich dazu verpflichtet, bei drei und mehr vermieteten Wohneinheiten den Verbrauch in seinen Immobilien zu erfassen und dementsprechend eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen.
Kerstin Griese: Was bedeutet das genau und was heißt verbrauchsabhängig?
Ulrich Pagenstert: Die Eigentümer von Immobilien oder die Hausverwaltung müssen erstens eine Aufstellung der Brennstoff-, Heiz- und gegebenenfalls der Hausnebenkosten anfertigen. Auf dieser Basis werden die Gesamtkosten der Heizanlage in die reinen Heizkosten und in Kosten für die Aufbereitung von Warmwasser aufgeteilt. Aus der Summe von Heiz- und Warmwasserkosten werden dann im dritten Schritt je zwei Kostenblöcke gebildet: Im Grundkostenanteil sind die Kosten für die Wärmebereitstellung und für die Leitungsverluste enthalten. Gemäß der HKVO kann der Eigentümer oder die Hausverwaltung diesen Anteil wahlweise zwischen 30 und 50 Prozent festlegen. Diese Kosten werden meist entsprechend der Wohnungs-Grundfläche verteilt, denn sie werden nicht durch das Heizverhalten des Mieters beeinflusst. Die restlichen 50 bis 70 Prozent bilden dann die Verbrauchskosten. Ihre Höhe ist verbrauchsabhängig, denn sie leiten sich direkt vom Heizverhalten des Mieters ab.
Kerstin Griese: Das alles ist nachvollziehbar, klingt aber auch nach viel Arbeit für den Eigentümer.
Ulrich Pagenstert: Den hohen Arbeitsaufwand kann ich bestätigen. Deshalb kommen wir von den Stadtwerken bei den meisten Solinger Eigentümern von Immobilien und Hausverwaltungen mit unserem Abrechnungsservice ins Spiel. Denn die Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung eines vermieteten Gebäudes und umfasst die Kosten, die durch die Wärme- und Warmwasserlieferung entstehen. Mit unserem All-Inclusive-Abrechnungsservice können wir aber nicht nur die Abrechnungen für die Mieter erstellen, sondern kümmern uns auch um die Installation, die Wartung und das Ablesen der Zähler. Denn die Verbrauchskosten müssen ja zunächst einmal abgelesen werden, bevor sie fair und transparent abgerechnet werden können.

Kerstin Griese: Wann werden die Verbrauchskosten normalerweise abgelesen? Wie wird die Ablesung vorgenommen?
Ulrich Pagenstert: Die Ablesung erfolgt einmal jährlich, meistens jetzt am Anfang eines Kalenderjahres. Bei Bedarf können aber auch individuelle Ablesezeiträume vereinbart werden. An jedem Heizkörper wird ein Heizkostenverteiler angebracht, der für jeden einzelnen Heizkörper die jeweiligen Verbrauchswerte erfasst. Im Fall einer Fußbodenheizung gibt es lediglich einen Wärmemengenzähler, der die im Heizungssystem insgesamt verbrauchte Wärme ermittelt. Bei älteren Aggregaten muss noch manuell abgelesen werden. In diesen Fällen informieren wir alle Hausbewohner rechtzeitig schriftlich über den Ablesetermin per Hausaushang oder Benachrichtigungskarte, wenn ein Betreten jeder einzelnen Wohneinheit aufgrund der dort eingesetzten Messtechnik notwendig ist. Wurden in einer Wohnung dagegen funkablesbare Messaggregate installiert, müssen wir die Wohnung zur Verbrauchsablesung gar nicht mehr betreten. Der Einsatz solcher Funk-Messgeräte ist inzwischen zum Standard geworden. Deshalb haben wir hier in Solingen seit drei Jahren nur noch neue Kundenverträge zur Heizkostenabrechnung abgeschlossen, die ein Ablesen der Verbrauchswerte per Funk beinhalten.
Kerstin Griese: Wie läuft diese Funkablesung konkret ab?
Ulrich Pagenstert: Unsere zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fahren zum vereinbarten Zeitpunkt zur entsprechenden Liegenschaft. Über ein Laptop mit Modem werden die Verbrauchswerte dann per Funk ausgelesen, damit haben die Mieter gar nichts mehr zu tun. Sie können einfach zur Arbeit fahren, ohne zum Ablesezeitpunkt in der Wohnung sein zu müssen.
Kerstin Griese: Das ist doch sehr einfach und vor allem praktisch. Was kostet der Stadtwerke-Abrechnungsservice die Immobilien-Eigentümer oder Hausverwaltungen?
Ulrich Pagenstert: Der Preis setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen – je nachdem, welche Teile unseres Abrechnungsservices unsere Kunden in Anspruch nehmen wollen. Erstens gibt es die Liegenschaftsgebühr und zweitens eine sogenannte Wohnungsgebühr, die pro abzurechnender Wohnung anfällt. Darüber hinaus werden Mietkosten für die einzelnen Ableseaggregate erhoben.
Autor: Kerstin Griese
Abrechnungsservice
Um Vorgänge wie Rechnungen und Zahlungen reibungslos und störungsfrei zu gestalten, bieten Ihnen die Stadtwerke Solingen einen Abrechnungsservice nach Maß.